会社では貴方をいろんな仕事が待ち受けています。貴方はそれらに優先順位をつけて一つ一つ対処していかなくてはいけません。
その対応を誤ると、仕事はたちまち滞ってさらに過酷に貴方を追い詰めていきます。今回は、仕事の優先順位のつけ方を紹介します。
瞬時に仕事の優先順位を判断する訓練を日常化
優先順位をつけた方が良いと認識していてもそのつけ方を間違っていては余計に混乱するばかりです。仕事の優先順位を正しく瞬時につけていく為には仕事を４つの群に分けてみます。
■ ４つの仕事群
・ Ａ群＝重要かつ期限が迫っている仕事
・ Ｂ群＝重要であるが期限は迫っていない仕事
・ Ｃ群＝重要ではないが期限が迫っている仕事
・ Ｄ群＝重要でなく期限も迫っていない仕事
この様に、仕事を分解して評価して対処法を考えていくのです。
仕事の判断基準精度をより向上させる
４つの仕事群（上記を参照）への分類のプロセスでもお気付きの様に、仕事の優先順位には、重要度と期限が大きく関係してきます。その基準を見誤ると仕事が滞ったりしてしまうのです。
正しく見極める為には、過去の同様の経験が重要になります。経験が少ない人は、上司や先輩社員に同様の仕事をどれくらいで成し遂げたかを確認してみるのも良いでしょう。
その上で、仕事の段取りを考え経験値としていくのです。
一番厄介な仕事群の取組み方を変える
仕事を分類した中で、一番厄介なのはＢ群の重要ではあるが期限が迫っていない仕事です。これを放っておくとＡ群へと流れ込んでくるからです。
Ｂ群の仕事の進行には心理的なものが影響している場合も少なくありません。苦手意識が先送りを招くパターンです。その様な場合は、仕事の取組み方を変えてみるのも方法の一つです。
まずは、仕事を細切れにしてみることをお勧めします。そして、簡単な事からやって行くのです。
時間の区切りを再認識する
時間の区切りには２つの要素があります。１つは、デットラインという締め切りです。これは誰もが認識している最終期限です。
もう１つはデットラインより前にあるベストタイミング（最適な時間区切り）です。デットラインは仕事の流れを止めない信頼を失わない期限です。
一方、ベストタイミングは、関係性を高め、結果的に信頼を勝ち得て仕事の質を高める期限です。どちらの期限を認識して仕事をしていくかでも大きく変わっていくことを認識しておきましょう。
仕事の期限というと最終期限であるデットラインばかり気にする人がいますが、考えを変えるだけで仕事で得られる効果が変わる事があるのです。
ベストタイミングとデットラインを意識して、仕事に取り入れる場合、時間区切り週報をつけて（日報でも可）みるのも方法の一つです。今週、どの様な区切りがデットラインで、どんな区切りがベストタイミングだったかを振り返ってみると、時間の区切りに関しての得手不得手が見えてくる場合もあります。
人の手を借りる
なんでもかんでも、自分の仕事にして取り込むだけ取り込んでしまう人がいます。分担して作業できる様な仕事であれば、率先して分担してみる事も必要です。
特に後輩や部下をうまく活用していくのも良い方法です。この時に気を付けないといけない事は、あなたの関与の仕方です。
もちろん丸投げは良くありませんが、ベッタリ監視。というのも良くありません。仕事を任す際にその辺りを取決めたり、確認しておくことが必要です。
また、後輩であろうと自分の仕事に関与してくれたのですから、感謝の言葉を述べる事も忘れてはいけません。
過去の自分を使う
重要な仕事で期限が迫っている仕事や、重要な仕事で期限が迫っていない仕事の中には過去の自分の仕事を上手く活用する事で、作業の軽減や効率化をはかる事が出来ます。
例えば、企画書や提案書などの活用などはその最たるものです。１から作成するより、過去に作成したものを修正し利用した方が格段に作業は捗ります。その意識を持って自分の資料を整理しておきましょう。
また、同僚や先輩たちと共有しておくのも方法の１つです。自分は行なった事が無い仕事でも、先輩社員や別セクションの人は同様の仕事をしたことがあるかもしれません。
社内的に、資料系のネットワークを構築しておき、活用していくカルチャーを構築すると更に仕事がスムーズになります。
最も重要な時間の確保
仕事の遂行には３つの要素があります。
・ 考える（事前・事後）時間
・ コミュニケーションの時間
・ 作業の時間
特に考える時間は非常に重要な時間です。考える時間には２種類あり、事前に考える時間は、今までの仕事の経験や知恵を活用して、どう仕事に取り組んでいくかを考える時間です。
また、事後の考える時間は、行なった仕事を”もっと良い手は無かったか””○○さんならどうしたか”など振り返ることによって知恵を貯める時間です。この療法は貴重なのですが、ついつい忘れがちになり不足気味になってしまいます。
この時間を確保していく事や盛り込む事を忘れずに行うことが、より良い優先順位をつける事ばかりに留まらず、仕事の時間管理にも重要な役割を担うスキルになっていくのです。
まとめ
いかがでしたか？
今回は仕事にフォーカスして優先順位のつけ方をアドバイスさせて頂きました。ただ、実のところ、仕事よりももっと優先順位をつけるべき大事な事があります。
学ぶことに意欲的なあなたなら、もう気がついたかもしれませんね。そう、人生です。
時間は有限です。その中で、人生最後の時、満足できたと思えるかどうかは、自分がやりたいと思った事を、どれだけたくさん、やる事ができたかに左右されると私は思っています。
限りある人生だからこそ、なにをしたいのか、どうしたいのかを明確にし、そのひとつひとつに、あなた自身のものさしで、優先順位をつけていく事が自分の人生を生きる事の第一ステップではないでしょうか。あなたはどう思いますか？