仕事ができる人にも、いろんなタイプがいます。
今時は珍しいですが、書類に埋もれている様に見えるのに、ろくにファイリングもしていないのに、該当書類をぱっと引き出してしまうような人もいます。こんな人は少数派ですが、それでも理論的には整頓している人と共通している所もあるのです。
まずはわかりやすい、仕事のできる人の典型的なタイプでその特徴を考えて見ましょう。
整理整頓が出来ている
要らないものを捨て、要るものを残すことを整理といいます。それを秩序立てて収納することを整頓といいます。まず、これができていない仕事のできる人は少ないでしょう。
この二つが出来ているということは、
・ 自分がやるべきことが見えている
・ どういう使い方をするのか想定できている
ということです。検索性が高いインデックスをつくれる、というのはどういう手順で仕事を進めるか自分で解っているからです。
例えば、短期の案件なら月別管理でいいでしょうし、それぞれの顧客と長い取引をしているのなら顧客別がいいでしょう。
話の要点を拾うのが上手い
上記とかぶりますが、使いやすい整頓が出来るということは特性が解っているということです。
例えば、何度も繰り返し見積を出す仕事だとして、その見積はすぐ捨てていいでしょうか？ 参考として残しておくべきものでしょうか？ 他の人と共有しておくべきものでしょうか？ 共有しておくべきものをしていないと、時間にロスが出ます。
いつか要るかも、の不要物が多ければ探すのに時間が掛かります。ほとんど使いそうにない、けれど、その時ないと絶対困るものと本当に情報としての意味が失われたものの区別は簡単なようで難しいです。
地図は古いものは要らないと思いがちですが、ビルが林立している場所もその古い地図に湿地と書かれていたら地盤が緩いだろう予測は容易に立ちます。古地図も役に立ちます。
但し、貴方の仕事に必要かどうかの判断が必要です。判断すべき要点を見つけ出せる人は、相手の話が混乱していても、それを上手く見つけ出せるのです。
TPOにあわせた服装ができる
本当の意味で整理整頓が出来ている人は、頭の中にもインデックスが出来ています。二番目の棚の青いファイルの○○の項目と、その隣のXXの項目を確認して、なんて電話越しに直ぐ指示ができたりします。なんとなく片付けたのではなく中身が頭に入っているからです。そして、これが乱雑なくせに仕事が早い人にも言えるのです。
画像型の記憶力が強い人は、この傾向が強いのかもしれません。別々の場所に保管してある書類の間にあるリレーションが頭の中に入っているから、これを見るのならあれも必要なはず、と予測が出来、その場所も記憶していられるのです。
急にレセプションに参加しなくてはいけなくなった、どうしよう！
自分が関わるものを把握していれば、その時着ていける服が何処にあるか、どう組み合わせればいいか、頭の中で組み立てられます。出ることになるかもしれない、という予測も立てることも出来るかもしれません。
とっさの時にTPOに合わせた服装が出来る、というのはどう使えるものがそこにあるかを把握しているからです。
他人の状態をよく把握している
使うべき資料がわかり、どう調べればいいか解り、足りない部分をどう確認すればいいかわかっていれば、おおよそどれぐらいの時間がかかるか予想がつきます。そうして、相手の状況が把握できれば、問い合わせのレスポンスを見積もってその間にきりよく中断できて、至急のものに手をつけるということも可能です。
待ちの時間をただのむだ時間にしない、それが効率よくいくのはやはり、自分の仕事の整理整頓が行き届いてインデックスが作成できているからです。
好奇心が強い
仕事の特性を理解できているということは、合間に他の仕事を始めても、それが混乱の素にならないということです。
同じデータを使って全く別の切り口で加工する仕事がある場合、よくデータを読み込んだ上で別の切り口を与える、ということです。その間にもう一つの仕事にフィードバックできるような気付きがあるかもしれません。
これは、実は非常に大事です。
SWOT分析、PDCAサイクルと仕事の進め方を検討する手法は様々ありますが、似たパターンというのは必ずあります。特性に類似性を見つければ、HOW TO も共通してきます。試行錯誤の時間が要らなくなります。手なりの仕事ではなかなか出来ません。
注意深く何かないか見ることが習慣になっている人ほど、気付きは早いものです。
まとめ
いかがでしたか？
仕事のできる人、それは
『中身を常に考えることができる人』
です。表面だけ見ているのは通行人です。
手に取った品物をまた元に戻して返ってしまったお客様がいた場合、何故それを手に取ったのか？ どうして戻してしまったのか？ 観察して分析すれば、何かが見えてくるものです。