あなたは今年から会社で働く社員ですか？ 新人を教育するベテラン社会人ですか？
新入社員は気をつけたいところ、先輩社員にとっては昔を懐かしく思うかもしれません。
今回のテーマは、『新入社員が怒られる定番』です。具体的に７つ挙げていきます。
挨拶
元気のない挨拶はNGです。下を向いて小さな声で『おはようございます』と言われても気分がよくありません。
また、相手が挨拶してから、自分もするというのも印象が悪くなります。元気良く、自ら挨拶をするように心がけましょう。そして、挨拶対応についても注意してください。
自信がなく、語尾をゴモゴモ言っていたり、『どうも』や『お先に』といった省略言葉を使うのは避けましょう。『どうも』ではなく『どうもありがとうございました』『お先に』ではなく、『お先に失礼致します』のように最後まではっきりと挨拶しましょう。
また、お辞儀と挨拶を同時に行うこともNGです。印象をアップさせる効果もありますので、挨拶をして一拍置いて、頭を下げるという動作を身につけると良いでしょう。
言葉遣い
挨拶と同じくらい大切なことは、言葉遣いです。一言で先輩をイラっとさせてしまう可能性は大きいので、注意しましょう。
間違えが多いと言われるのが、目上の人に対する『ご苦労様』です。この言葉は、目上の人が部下に使う労いの言葉です。目上の人には『お疲れ様でした』を使います。
同じく『ごめんなさい』『すみません』ではなく、『申し訳ありません』を使います。ただ、多用するとわざとらしく、自信がなさそうに聞こえるので、使い過ぎないようにしましょう。
言葉遣いで最も難しいのが敬語です。しかし、避けては通れません。二重敬語や『お』や『ご』などの接頭語は丁寧な言葉を使っているつもりでも違和感があり、過剰敬語は相手に不快感を与えてしまうことがあります。
言葉遣いの難しいところは基本形があっても、いつも同じフレーズを使って説明や謝罪をしてはいけないことです。自分の気持ちがこもっていないと判断され、相手を余計苛立たせてしまいます。
多少、敬語が使えていなくても丁寧な言葉で、そして自分の言葉で気持ちを伝えるようにしましょう。
メモ
先輩に呼ばれた時、メモを持っていくのは仕事をする上で当たり前のことです。
先輩は用事があるからあなたを呼んでいます。メモを取らずに同じことを繰り返して聞かれると確実に怒られてしまいます。皆さん、忙しい中、指示を出しているのですからね。
また、残しておくメモにも注意しましょう。席にいない相手にメモを残す目的を考えましょう。簡潔に丁寧な字で書いておかないと、後回しにされることもあります。
基本的に依頼ごとや謝罪はメモではなく、直接話しましょう。気になって簡単にメモすることは良いですが、必ず対面でフォローをいれることが重要です。
電話
先方とコンタクトを取る手段の一つに、電話があります。社内、社外問わず、人のことを考えて電話をすることを心がけましょう。
例えば、相手が不在の場合、難しい用件やその人が担当で行っている内容については無理に用件を伝えないことが肝心です。間に人が入ることで、きちんとしたニュアンスで相手に伝わらないこともあるからです。
また、かかってきた電話を受ける時は、メモを取りましょう。
相手の名前と担当を確認するためにも頭で覚えようせず、メモを取ってください。その一手間でトラブルを防ぎ、用件を聞き直す時間を節約することができるのです。
メール
電話よりよく利用する連絡ツールが、メールです。メールで注意すべき点は、内容を簡潔に書くこと、急ぎの用事は電話でフォローをいれることです。
また、宛先はTOとCC、BCCを使い分けましょう。
TOは内容を伝えたい相手で何かしらのアクションが欲しいとき、CCは知っておいてほしい人に、BCCは送ったことが相手には分からないけれど、内容は知っておいてもらいたい人に使います。
この使い分けを間違えるとトラブルになったり、先輩社員から指摘を受けてしまいます。会社によって文体多少異なるので、早い段階でメールの使い方は覚えることが重要です。
急な仕事
仕事をしていると、思いもよらぬ急な仕事が入ってくることがあります。
急な用件を頼まれた場合に気をつけることは、期限はいつまでかということです。相手が期限を言わなくても、こちらから確認することです。
『急ぎだとは言われたけれど、いつまでだとは言われていない』からと言って延ばし延ばしの仕事にしていると、信頼感を失い、仕事ができない人だと思われてしまいます。
また、期限内に終わりそうにない急な仕事が発生した場合、仕事の段取りを早い段階で報告することが大切です。ギリギリになって報告すると、他の人に手伝ってもらうことも期限を延ばしてもらうこともできなくなり、多くの人に迷惑をかけることに繋がります。
他社訪問
外出する際に気をつけたいのは、幾つかありますが、まず社内の人に居場所が分かるようにしておくことは大切です。帰社するのか直帰するのか、仕事の時間内は連絡が取れるようにしておきましょう。
相手先に対する注意の一つ目は、待ち合わせの時間に余裕を持って到着すること。
交通機関が乱れたりする可能性もあります。交通機関のトラブルなら先方も許してくれるだろう、と思うかもしれません。
文句は言われないでしょう。ただ、先方が社長や役員など分刻みで予定が入っている場合、次の予定を繰り上げてしまう可能性は否めません。
遅れてきて、次の予定に影響を与えてしまうことは、結果的に良くない印象を与え兼ねませんし、自分の商談も時間がないために上手くいかない可能性も多いに考えられます。
そうしたことから、待ち合わせの２０分前には着いて、カフェで話のネタを考えたり気持ちを整えたりすると良いでしょう。遅れて、商談がまとまらなかった、となると先輩社員もフォローができず、原因は本人にありと言わざるを得ません。
まとめ
いかがでしたか？
思い当たる節はありましたか？
新入社員でなくても、時々は自分のビジネスにおける振る舞いや行動を見直して見るのもよいかもしれませんね。