段取り八分仕事二分とよく言われますが、仕事術でそれは本当に有効なのでしょうか。
プロジェクトで成功を収めている人のほとんどは、段取りを欠かしません。段取りは、業務の一部と考えて当たり前に実行している人の多くがデキるといわれる人なのです。
残念なことに無駄な残業や業務に追われて時間を費やしている人ほど、この仕事術を使っていません。この段取りの仕事術では、慣れるに従い残業時間を従来の半分以下や無くすほどの効率アップも望めるのです。
無駄にはならない学校の予習、スケジュールを事前に立てると考えてください。ここでは段取りにあたってのポイントを取り上げていきます。この段取りの仕事術で、早いスタートを切りライバルに差をつけましょう。
仕事術に欠かせない段取り八分とは
昔から段取り八分仕事二分といわれ、仕事術の王道といわれます。業務を進めるにあたっては、事前の準備や下調べをしていなければ効率よくいきません。
例えば、テニスや卓球、構えもせずに来た球だけを打っているばかりで、後手に回って攻撃もできず、受身のまま相手に翻弄されるばかり。イニシアチブを取りたければ、アクティブに動き回るために必要な下準備や下調べが不可欠なのです。
このように、十分な備えがあれば効率も上がるうえ、思わぬアクシデントの対処もスムーズにいく先手必勝となるのが、段取り八分の仕事術なのです。
段取りを怠っては出遅れる
段取りを十分に行わない仕事術は、地図無きまま目的地を目指すという行為と等しいと言えますので、十分な下調べと準備で地図を書き、目的通りに進むことが早道で近道なのです。
業務に取り掛かる前に具体的な段取りをします。この時間というのは、業務に取り掛かっているに等しく、決して無駄ではなく含まれていると意識しましょう。
お尻に火がつかないと動かない人に関しては、よほど処理能力や潜在能力が高くなければこの仕事術を使わない限りライバルには差はつきません。できる人は、必ず段取りを使っていますので、怠らずに業務に自然に組み込みましょう。
段取りを明確にゴールを目指す
どんな業務を遂行しなければいけないのか目的を明確にし、期日を定めスケジュールを組み段取りをします。
目的を見失わないことが大切で、プレゼン資料ならば何を売りにしたいのか、どこに向けたものなのかという趣旨がそれてしまえば全く違う結果となってしまいます。
この仕事術で段取りをするにあたってもやっつけ仕事にしないために根幹がブレないことが必要です。いつも５W１Hを意識し、今何をやっているのかを見失わないことです。
ビジョンと小目標を意識する
段取りをする上で意識したいのがビジョンで、これは最終目標であり、ここをイメージしながら、通過点上の目標を何点か定めてここを達成させていきます。
例えば、チームでこの仕事術を使う場合はビジョンを全員で共有し、各目標は個々に伝え把握させ小目的とさせるといったやり方が有効です。
段取り上手な仕事術をこなせる人はこの最終目標のビジョンと個々の目標を区分しハッキリさせています。
失敗を繰り返さないための情報収集
段取りの上で次に大事なのは、同じ失敗を繰り返さないための過去のデータや周りの情報収集です。必ず、成功ノウハウ、失敗談が聞けるので同僚や先輩などにリサーチしたり、マニュアルにも目を通すのも段取りのひとつで、上手い仕事術と言えましょう。
段取りとしていろんな事例を把握しておけば、アクシデントの対応もスムーズにいきます。この仕事術では自分の能力や仕事速度も熟知できますので自分の器を知ることにより急な業務依頼にも応えることが可能となります。
段取りのマニュアル化
段取りが慣れるに従って時間短縮にもなり視野も広がるので、仕事術も幅広く深いものとなります。
余裕があるということは、思わぬ疑問を生んだり、今までのパターンを抜け出し発想転換が行えたり、瓢箪からコマのような逆転発想ができ、盲点を突いた新たな企画も生まれます。
これに対しても、全てマニュアルを作っておくことで次の所動がが数段早く的確になります。頭の中に全部詰め込んでおくことよりも、マニュアルを作り記録することで脳の記憶部分と思考部分に余裕ができ集中できるため、対応も的確にでき信用がつきます。
次回からの作業もスピードアップしますので、さらなるレベル向上を図ることが容易となります。
作業の優先順位を考える
段取りの仕事術の中でも重要なのが、作業の優先順位です。翌日の営業をその時々で時計を見ながら時間通りに回るだけでは、全くライバルとも差がつきません。この段取りの中では、細かなスケジュールを優先順位に沿って組むことにより、空き時間を把握できれば有効利用し電話一本もできます。
さらに、交通事情や天候を予測し、アポイントの時間に間に合わせ相手に悪印象を植え付けないこと。作業に関しては単純作業、一人でできるものを後回しにするなどの段取りすれば、急な業務命令が割り込んでも対応できて頼れる人となれるでしょう。
タイムテーブル、スケジュールを明確にするため、チームでは共有のボードなど、個人ではスケジュール帳を大いに活用しましょう。
空いた時間にどんどん段取りをする
仕事術は早め早めが肝心な理由は、段取りの途中で実行が難しいかどうかを判明するので、出来ることと出来ないこととが明確になり、やるかやらないかの即決ができ、できないと判断されたならば、早めに断るのが賢明なので、周囲の迷惑にもならず信用も失いません。
また、業務内容がわかった時点ですぐに段取りに取り掛かれることで、難易度が上がっても時間さえ十分にあれば、こなせることもできますので、仕事の幅が広がります。
まとめ
いかがでしたか？
いち早く段取りをすることは、不測の事態にも対処が冷静にでき、自分の能力と内容を照らし合わせ、スムーズに業務が進められます。この仕事術を使えば、効率アップも望めて残業が減るどころか、仕事幅も広がりこなす数も増えることからライバルに差がつく出来る人へと進化します。
達成には、明確なビジョンと小目標を決めてスケジュールを綿密にし、情報をフルに活用します。段取りをマニュアル化することによって次からの業務もスムーズに進められます。