よく、『あぁ忙しい！ 』『時間が無い～！ 』なんて口癖を連発する人がいますね。ちょっと周りにアピールしている感も伝わりますが・・・。
しかし１日は２４時間、１年は３６５日と、私達に平等に与えられています。その中で、時間の使い方が上手な人もいれば下手な人もいます。
では、仕事でもプライベートでも『デキル人』というのは、どんな時間の使い方をしているでしょうか。いくつかの事例を見ていきましょう。
一番嫌なことから始める。
ブライアン・トレーシーの有名な著作で『カエルを食べてしまえ！ 』という本があります。
人間は苦手なことや困難な事から逃げてしまいがちです。普通、時間の使い方の常識として、出来ることから手早くやるということが言われますが、困難な事を思い悩んだり心配になっている時間こそ、実は大きな時間の無駄であることが多いものです。
ミニ納期をたくさん作る。
時間の使い方がうまい人の中には、こまめに仕事の納期を定めている人がいます。
普通、人は一日の中で複数の仕事を抱えています。そのひとつひとつに対して、何時までに完了するという目標を設定します。その目標時間には少しずつ余裕を持たせます。
ひとつひとつの仕事が終わっていくことで、小さな達成感が積み重なり、全体として仕事のスピードが高まっていきます。
計画表には『あと何日』と表示する。
仕事の進捗状況を管理するツールに『ガントチャート』といわれるものがあります。どの仕事を誰がいつまでにやるかをあらわした表です。
この表に一項目加え、『あと何日しかない』ということが分かるようにします。しかもそのあと何日という項目は、土日などの休日は含めないようにしておくことがミソです。
納期というものは、普通○月○日と表示しますが、それだけの情報では一度頭の中で残り日数を計算する必要がありますが、Ｅｘｃｅｌシートなどで日数が自動計算出来るようにしておけば、表示させるたびに納期に敏感になり、時間の使い方が向上します。
楽しみスケジュールを先に決める。
先ほど、嫌な事を先にやるということをお話ししましたが、『予定』は楽しいことから決めましょう。
楽しい予定があれば、それを何としても実行するために自然と効率よく仕事をしようとするようになりますし、何よりのエンジンになります。よくテレビドラマで恋人同士が仕事でデートもままならないシーンがありますが、あれは本末転倒ですよね。
隙間時間の徹底活用。
時間が無いという人の行動をよく観察すると、案外使える時間を使っていない事がわかります。
例えば、通勤時間や移動中など、使える時間は沢山あります。移動中に仕事の計画を考えたり、メールで連絡を入れたり、企画書のアイディアを考えることもできます。
また、仕事ではありませんが、受験生が勉強内容を暗記するためにトイレの壁に暗記項目を張り出すなどの方法もあります。会議なども参加して初めて内容を検討するよりも、事前に検討内容や資料を共有化することにより、無駄な時間を節約することが出来ます。
完璧主義を放棄する。
完璧主義者の人ほど、時間の使い方が総じて下手です。なぜならそんな人は仕事が完結することが最重要と考えているからです。仕事にとって大事なことは、相手のニーズを満たしているかどうかということです。ですから仕事によっては100%に至っていなくてもとりあえず相手のニーズを満たせればOKなわけです。例えば営業活動のための『顧客リストを整備する』という仕事を命じられた場合、全件整備しなくても、当面営業をするエリアの整備が出来ていれば相手のニーズを満たせていることになり、次に急ぐ仕事に時間を振り向けることが出来ます。
思い切ってやらない事も決める。
やることを増やせば当然こなす時間は厳しくなる一方です。しかし、そのうちにやるべき事とそうでない事、やりたい事と嫌な事の区別もなくなり、仕事に溺れてしまいます。いわゆる『ワーカーホーリック』という状態です。
仕事とは本来本人をハッピーにする手段や道具であり、目的ではありません。その事が分らなくなると、精神が侵されます。やらない事、あるいはやれない事を明確にしていくことも重要です。
まとめ
いかがでしたか？
以上、『デキル人』の時間の使い方をみてきました。
意外に簡単なことが多いと感じたのではないでしょうか？ 時間の使い方とは、実は『能力』ではなくて、『考え方』の違いのようですね。