出勤すると同時に、毎日、やらなければいけないことだらけ。一体どうしたら、もっと効率よく、もっとテキパキと仕事をこなせるのだろう？ 日々の業務に追われながら、重い気持ちで、ふと、そう思うことがあるでしょう。
それを解決するには、仕事に優先順位をつけることが必要なのです。一生モノの仕事の優先順位のつけ方が身につく、ごくシンプルな方法を６つ紹介します。
締切日に基づくTo Doリストを２種作る
今日中に、終わらせなければいけないことを書くTo Doリストが１種目です。このリストには、文字通り、今日中にやるべきタスクを書き出します。やり終えた時点で、一つ一つ消してゆく。
２種目のリストには、今週中にやるべきこと、今週中に始めるべきプロジェクト、下調べをすべきことなどを書き出します。その時に、締切が決まっているタスクには、締切日も書いておきます。
To Doリストというものは、システム手帳の予定と違って、事柄の変化が激しいです。無地の白い紙に、見やすく書き出すのが良いでしょう。このリスト作成が、仕事の優先順位のつけ方を習得する、第一歩です。
一週間以上先のやるべきことは、手帳にメモしましょう。それを日常的に、To Doリストに反映させるのです。
To Doリストは、退社前に作る
１つ目で紹介したTo Doリストは、いつ作成するのか？ その日の朝に、リストを作っていたのでは、効率が悪すぎます。
１種目のリストは前日の退社前に、明日すべきことをリストアップしておくのです。そうするだけで、あなたの脳はしっかりと、それをインプットしてくれます。
業務が多すぎて不安、新入り、転勤したてで不慣れ、そんな時は通勤時にリストを見直します。あなたが車通勤なら、出掛ける前のリビングの食卓で、駐車場に着いてから。電車の中での、朝の読書の時間を失ったとしても、それに値する効果が表れます。
そして、その効果は回り回って、あなたにまとまった読書の時間を与えてくれるでしょう。２種目のリストも、手帳と照らし合わせて、退社前に見直します。タスクに変更がないか？ きちんと推敲（すいこう）をします。
この作業をすることで、リストを目にする回数を増やすことで、仕事の優先順位が日に日に、はっきりと見えてくるのです。
相手のある仕事かどうかを考える
仕事には相手のあるものと、ないものが存在します。相手のあるものの方が、断然に、優先度が上がってきます。取引先のお客様、上司、同期、他の部署、部下、実に色々な相手と、関わりながらする仕事がありますが、その都度、最も重要だと思う相手との仕事を、尚且つ、期限の迫っている仕事を最優先するのです。
一方、相手のない仕事は、自分の都合のつく時に処理します。割と時間のかからないタスクならば隙間の時間に。
まとまった時間を要すタスクならば、一人のランチの時間を作ったり、お客様とのランチの後にレストランに残る。取引先訪問の間に、または商談の後に喫茶店に立ち寄り、時間を作るなどして、一人で短い時間に集中できる環境を作ります。
唐突なやっつけ仕事はその場で片付ける
急に舞い込んでくるやっつけ仕事。これはその場で片付けた方が良いです。To doリストに書き込む手間が省けるし、時に頭をリフレッシュできる、良いブレイクタイムになるからです。
アイディアを出したり、時間を取られるものは、後の予定に組み込みましょう。
仕事の目的を理解しておくこと
あなたは、沢山ある業務の中で、どのくらいその仕事の目的を理解していますか？ 仕事の目的を知らないようでは、明確な優先順位がつけられません。
あなたが社会人として、転職者として、まだ経験が浅いならば、個々の仕事の目的をどんどん上司に質問しましょう。
ある程度、自分の属する業界で経験があるのなら、仕事の目的という面に、注意を向けてみます。社内処理のための業務と、社外へ向けて発信される業務では、基本的には後者の方が優先度が上です。
自分の思う優先順位の賛否を問いながら公言する
５つ目で触れた、仕事の目的を理解する能力が身についた時、実は上司の都合で、経理の都合でその仕事を与えられている、なんてことが見えてくる場合もあるのです。そんな時は上司や当事者に『今、これに取り組もうとしていますが、こちらを先に処理するべきでしょうか？ 』と質問をしてみて下さい。
これは賛否を問うと同時に、自分の仕事の状況を伝え、自分と相手が共通して公認する、優先順位を生み出せるからです。他人の仕事ぶりや、仕事量の多さを、あなたが明確に把握できないように、あなたの膨大な仕事量が、周りに伝わっていないことが多いです。職場の人と、優先順位を共有、共感することは、非常に大事で、円滑に業務に臨むことができるのです。
まとめ
いかがでしたか？
以上が、一生モノの仕事の優先順位のつけ方を身につける６つの方法です。
全てを一気に実行できなくても、まず、１つ目と２つ目を始めてみて下さい。それだけでも仕事の効率がぐんと上がります。