午後の仕事の効率を上げる、ちょっとした7つの工夫

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    昼食を済ませた午後の仕事の効率は、眠気や午前中の集中力からくる反動からどうしても作業効率が落ちてしまう。と、嘆いているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか?

    そんな午後の仕事効率を維持するどころか、上げちゃう方法を紹介します。

     

    午後の仕事の効率を上げる、ちょっとした7つの工夫

     



     

    昼食休憩の5分間を午後のスタートダッシュにあてる


     

    昼食休憩の5分間を利用して、外に出て日光浴をしましょう。ただ日光を浴びるだけでは面白くないという方は、散歩でもかまいません。軽いストレッチや体操も良いでしょう。

    主たる目的は、日光を浴びることにあります。日光は、浴びることで睡眠を促進する作用のあるメラトニンの分泌を抑制し、体内時計を正常にリセットしてくれるのです。

    体内時計のリセットは、午後の仕事のスタートダッシュには欠かせません。是非実行してみましょう。
     

    仕事に弾みをつける


     

    いきなり午後の主業務に取組まないで、例えば、机の整理とか(昼食時には情報漏洩に該当しない範囲で机の上をそのままにしておく)いらなくなったメールの消去など、集中力の必要のない、作業レベル(頭を使わない)の仕事を行ってから主業務を始めると良いでしょう。

    体や脳に準備期間を与え徐々に思考力や集中力を上げていくこの方法は、仕事に対してスムーズに取組めるようになる方法として、一押しの方法です。
     

    午後の一段落にトレーニング


     

    午後の仕事が一段楽した時点で、区切りをつけリフレッシュをはかる為に、テニスボールやゴムボールなどをそばに置いておいて、手の中でニギニギしてみましょう。この時、次の作業を考えておきます。

    次の作業が数字的なものを扱う仕事であれば、左脳を刺激する為に右手で行います。アイデアを出すなどやビジュアル的な業務の場合は、右脳を刺激する為に左手で行ってみましょう。また、いつでもどこでも気軽に行える筋トレや、ストレッチとして人気のアイソメトリック・トレーニングなども効果的です。
     

    最初の10分間は立って仕事を行ってみる


     

    最初の10分~20分間を立って仕事をしてみることも有効な手段の一つです。デスクワークは座って行うものという既成概念から開放されるだけでも脳にストレス開放のサインを送る結果になり、よりリフレッシュする事が出来ます。更に副産物として長くたったまま仕事をしていく癖をつけると、姿勢が改善され足の筋肉アップから背中通も改善されるようです。

    但し、あまり長くたって仕事をすると、座って仕事をするときに違和感を感じてしまいますので要注意?!
     

    仕事の作業時間を今まで以上に意識する


     

    今まであまり意識していなかった作業時間に拘ってみるのも方法の一つです。

    今まで漠然とこなしてきた作業時間は、工夫次第では更に時短できるものがあるはずです。全ての仕事に拘って実施していくのには無理がありますので特定の仕事だけ選定し、まずはその時短に取組んでみることです。時短には作業をより迅速に進めていくという行為も重要ですが、ツールをうまく活用してみるのも方法の一つです。

    最近は、インターネットや書籍でも報告書や企画書のテンプレートやパワーポイント等で作成された企画書のダウンロードなどが出来るサイトがあったりします。予め使用できそうなものをチョイスしておきフォルダに入れておけば、一から作業を開始しないで修正や追加のみで作成できたりします。

    また、今まで自分の制作したものをカテゴリ別にストックしておき流用することも方法の一つです。
     

    先輩や同僚にリサーチ


     

    自分一人で考えてしまうと、発想の限界がきてしまいます。先輩や同僚に整理術などの話を聞いてみることも方法の一つでしょう。もしかしたら、自分が全く意識していなかったアイデアがちょっとした工夫で手に入るかもしれません。

    聞いた話で興味を持った方法は率先して試してみましょう。その時、効率が悪くなる分は改善して取り戻す。位の心持で何でも試してみる事が重要です。

    そうすることにより、効率を上げるという意識が自分の中に根付いていくのです。
     

    仕事のタスク(作業)を『継ぎ目アクション』と『じっくりアクション』に分類


     

    仕事のタスクを15分~20分に区切ります。当然ながら継ぎ目アクションは、あまり集中力や思考力を必要としないタスクになってしまいます。ここでの大きな目的は、タスクを区分することと、一つの作業時間を20分以内ということを意識することです。

    勿論、じっくり取組む仕事は20分では終わりませんので、20分×4=80分をマックスに作業をしてみましょう。20分経過ごとに進捗を考えたり、継ぎ目アクションの仕事を入れてみたりして仕事に変化をつけていく訓練と、目処・進捗を意識する訓練をするのです。

    こうしておくと、じっくりアクションでダラダラと仕事を行わなくてよくなったり、仕事で気分転換をはかれるようになります。

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