「忙しい」が口癖のあなたに。改革をもたらす9つのタイムマネジメント術

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常に時間や仕事に追われていても、それが当たり前になり、仕事でもプライベートでも『忙しい』を口癖にしていませんか? 

日々の沢山の仕事をこなして、暇がなく忙しいという事が自分にとって『良い事』と認識して、そんな忙しい自分を受け入れてしまっていませんか? それは本当に仕事にとっても、自分にとってもタイムマネジメント(時間管理)ができていると言えるでしょうか?

 

『忙しい』が口癖のあなたに。改革をもたらす9つのタイムマネジメント術

 



 

忙しいという事は、仕事をする上では大切な事で、暇なよりは忙しい方がいいと言うのは誰しもが感じる事です。ですが、仕事をしているスタイルおいては『忙しい』を口癖にする人すべてが仕事が出来るというわけではありません。

営業文句で『忙しい』と口癖にする人もいますが、殆どの人が、時間や仕事に追われているに沢山の仕事をこなしていると勘違いしています。そんな人は、自分が本当に追い詰められるまでその事に気付きません。

仕事が出来る人の意見を聞くと、誰もが忙しいと口にする事ですら無駄と考えて、仕事に追われる事があってもタイムマネジメント(時間管理)をしっかりする事で仕事を効率良くこなす事で、自分の時間を作り、適度な休憩を設ける事で次につなげていくようなスタイルをとっています。

タイムマネジメントを行う上での9つのポイントをしっかりと行い、忙しい自分に新しい改革をもたらしましょう。
 

思いの違いを理解する


 

忙しいを口癖にする人は大抵、そういう自分が好きで『忙しい』と周りに言えば、それがカッコいいと思っているものです。逆に、仕事を淡々とこなして『忙しい』と言わない人を仕事をしていないと思いがちで、そんな人を周りは悪い評価をしていると勘違いさえしている人もいます。

それは、自分がタイムマネジメントが出来ないと言っている様なもので、忙しい事は良い事ですが周りに言わなくても沢山の仕事をこなしていれば、カッコいいは行動が示してくれます。

何も言わなくてもタイムマネジメントが出来て仕事もきちんとこなす事が出来れば、自然と周りの評価も良くなるはずです。
 

重要な事柄は一日の間の早い時間に行う


 

忙しく自分のスケジュール管理が出来ない、タイムマネジメントが出来ない人は、仕事の順番を入って来た順番にこなそうとして、重要か重要でないのかは二の次になっている事が多いのです。

良い仕事をするのであれば、スケジュールとタイムマネジメントは仕事が入る度に行い、仕事の順番を納期の遠近と重要さの有無に分けて納期が早く重要なものを優先的にこなすことが、効率の良い仕事の方法です。

なかでも、打ち合わせや商談等の重要な事柄は一日の間の早い時間に行う事が重要です。一日の後半からは集中力が切れ始める為、良い仕事ができません。
 

キャンドルテクニックを活用する


 

集中力が続かなくて、仕事の効率が悪い時に活用すると良い方法の一つで、キャンドルに火を灯した瞬間から仕事を開始して、キャンドルの火が消えてしまう前に仕事を終わらせる事を目標として行うトレーニングの様なもので、キャンドルがだんだん少なくなるという目に入る情報とそれによる時間が集中力を高め、消えてしまう前に終わらせるという前向きな気持ちにさせる効果があります。火を使う事に職場が許すのであれば試してみても良いと思います。

そうでない場合は、余暇やプライベートの時間を利用して行う事でも自然と体に時間配分が身につきます。使用するキャンドルをアロマキャンドルにする事でリラックス効果を得る事もできます。
 

一日に行う仕事時間の組み立てを行う


 

一日のタイムマネジメントが出来ないと、一カ月間のスケジュール管理も出来ない事になります。そして自分が一日に行う仕事の時間を決めていても、ちょっとした予定の違いやトラブル等の緊急事態に脆く、せっかくたてたスケジュールも乱れてしまいます。

一日に行う仕事量は全体の60%程度と決めておき、一日4-5時間を目標に仕事時間の組み立てを行う事で時間的余裕と精神的余裕が生まれ、トラブルや予定の変更にも柔軟に対応する事ができます。
 

タスクマネジメント


 
スケジュール管理が出来ない人の多くが、急ぎの仕事が入ると優先順位等を考えずにいきなり仕事を始めてしまい、仕事完了間際で段取りを行い『仕事の目的とその完成形』を考える為、時間の無駄が生じ、いつもギリギリになってしまっていたりと、効率が悪い仕事をしがちです。

急ぎの仕事が入ったら先に『仕事の目的と完成形』を考えた上で段取りを行った上で、仕事を開始すると完成形に向かっているという前向きな姿勢と目的に沿った働きをする為、時間の無駄がなく、ちょっとした変更が出ても余裕がある為、自分にとってもあいてにとっても良い仕事を行う事ができます。
 

モチベーションコントロール


 

忙しいと口癖にして、タイムマネジメントができない人の多くが時間を有効に使えておらず、仕事量が多いと勘違いして睡眠不足や徹夜で仕事したり、体調管理も上手に行えていない事が多いです。無理な仕事スタイルから体調不良を起こし、それが引き金となり仕事のミスや効率の悪さにつながり、モチベーションも不安定なものになります。

良い仕事をする為には、まずモチベーションをコントロールし、仕事に対して常に意欲的な気持ちでいる事重要になります。仕事量を沢山こなすのであれば睡眠も仕事上での管理と同じできちんとした時間が必要で睡眠を少なくすると脳は休もうとするので集中力も減り、時には睡魔も襲い仕事どころでは無くなる事もあります。
 

集中力を高める


 

いつも忙しくしている人の多くは集中力が長く続かず同じことを繰り返していたり、職場環境でも集中できる環境を作る事が出来ずに落ち着きがなく、仕事が手につかない等、自分で自分を苦しめている事が多いのです。

集中力を高める方法もいろいろあり、身近なもので出来る事から、自己啓発の本で学んだりと沢山あります。集中力を高める事により、自分自身に時間的余裕を作る事が可能になり、それがタイムマネジメントにもつながり、効率の良い仕事が出来ます。
 

優先順位をつける


 

『納期が近いから優先する』『重要な仕事だから優先する』と言った事は確かに聞こえはいいですが、納期が近くて中身のある仕事もあれば、そうでない仕事もあるように仕事の優先順位の決め方を誤っている人がいます。優先順位はその仕事がこの先自分にとってどう影響してくるかや貢献度によって左右されるものであって、簡単な言葉で優先順位は決められないはずです。

仕事が入ってきたらまずその仕事を見極め、次に自分が何をしたらいいのか等の優先順位を細かくつけて、効率良く、なおかつ仕事量も多くこなせる様な順位をつける事が望ましいです。
 

プライベートの時間はきちんと設ける


 

忙しいを口癖にしている人の多くが、忙しい自分を良く見がちで『プライベートの時間もとれたらいいな』くらいにしか考えてない事が多く、仕事とプライベートにメリハリがなく、プライベートを持ち込んでは無いのですが公私混同の様な状態になり、体も心も休まりません。その事が余裕を無くし、タイムマネジメントが出来なくなる理由の一つです。

仕事を効率良く行う為には『プライベートの時間もしっかりとるためにがんばろう』と前向きな姿勢と意欲が重要になります。心も体も休まる時間をきちんと設けるとメリハリのある効率の良い仕事につながります。
 

まとめ


 

いかがでしたか?

『忙しい』を口癖にしていても、忙しくても効率良く仕事が出来るタイムマネジメントを行えていなければ、周り人の目には『ただの空回り』の様に移り、沢山仕事をしていても評価は悪くなる一方です。

時間に余裕を持ち、プライベートの時間もきちんと設ける様な精神的余裕も持つ事が出来れば自然とモチベーションも上がります。そのことで仕事の効率も良くなり、『時間に余裕があるのに仕事は沢山している』と周りの評価も確実に良い物に変わります。

仕事の効率に改革をもたらす9つのタイムマネジメント術。難しい事はあまりなく、周りから言われなくても実行している人もいるはずです。

自分の仕事のスタイルを変える事に抵抗があるかもしれませんが、より効率良く仕事を行う為に是非タイムマネジメントを取り入れて技術向上につなげてほしいです。

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